Sous l’autorité du Recteur, le Service de la scolarité est un service rattaché de niveau hiérarchique équivalent à celui d’une Faculté de l’Université.

Le Service de la scolarité a pour mission essentielle, la mise en œuvre de la politique éducative de l’Institution en matière d’accueil, d’information, d’inscription/réinscription, d’admission et de diplomation des étudiants aux différents programmes de formation de Licence. A cet effet, il est particulièrement chargé :

  • d’appliquer les règlements des études et d’assurer le suivi du cheminement de l’étudiant durant tout le cycle universitaire ;
  • de collecter et de diffuser l’information officielle relative aux programmes et filières d’études ;
  • d’accueillir et d’informer la clientèle potentielle des conditions d’admission, des offres de formation et des exigences pédagogiques en vigueur dans l’Institution ;
  • d’agir de façon à garantir la moralisation des résultats académiques et des diplômes ;
  • de reconnaître que l’étudiant a satisfait aux exigences de son programme de formation, de préparer et de soumettre à la signature les diplôme, attestations et certificats pour les délivrer à l’ayant droit ;
  • d’appliquer les règlements généraux des études de Licence ;
  • de coordonner et d’organiser les inscriptions (choix de cours et validation de choix de cours) ;
  • de préparer le guide d’admission, l’annuaire pédagogique de l’établissement, le guide de l’étudiant, les documents pour l’étudiant étranger ;
  • de constater la reconnaissance des acquis approuvés par les comités de programmes (cours antérieurs et expérience de travail) ;
  • de centraliser les notes de l’étudiant et de fournir les informations y afférentes ;
  • de délivrer sur la demande de l’étudiant, les relevés de notes, l’extrait du livret universitaire, le certificat de scolarité et la carte d’étudiant ;
  • de légaliser tous les documents académiques (diplômes, relevés de notes, attestations, certificats) ;
  • de conserver le dossier officiel de l’étudiant ;
  • d’immatriculer l’étudiant ;
  • d’informer de l’exclusion du programme de tout étudiant n’ayant pas rempli dans les délais impartis les conditions pédagogiques liées au programme de formation.

Le Service de la scolarité est dirigé par un Chef de service nommé par Arrêté du Ministre en charge de l’Enseignement Supérieur et de la Recherche Scientifique sur proposition du Recteur de l’Université. 

Le Chef du service de la Scolarité dirige, anime et coordonne l’ensemble des activités du service qu’il représente au sein des Instances internes et auprès des Organismes externes.

Pour accomplir sa mission, le Service de la scolarité comprend :

  • Une section Accueil et Information ;
  • Une section Admission et Inscription ;
  • Une section Suivi des cheminements.

La Section Accueil et Information est chargée :

  • d’accueillir, d’informer les étudiants ou toute autre personne sur les programmes de Licence et les possibilités d’études de l’Université ;
  • d’élaborer et de publier l’Annuaire pédagogique, le Guide de l’étudiant et tout document relatif au service ;
  • de conseiller et d’orienter l’étudiant sur les différentes offres de formation ;
  • de faire du marketing des formations offertes par l’Institution ;
  • de contribuer à la mise à jour du site Web de l’Institution.

La Section Admission et Inscription est chargée :

  • de recevoir et de vérifier les demandes d’admission aux différents programmes de formation soumises par les candidats ;
  • de transmettre les dossiers aux Comités des programmes pour avis ;
  • d’informer les candidats de leur admission suite à la délibération des Comités des programmes ;
  • de recevoir et de transmettre pour étude aux Directeurs des programmes les demandes de révision formulées par les candidats dont les dossiers n’ont pas été retenus ;
  • de préparer les actes et les documents relatifs aux procédures d’inscription pour chaque semestre ;
  • d’archiver tous les documents relatifs aux admissions et aux inscriptions.

La Section Suivi des cheminements est chargée :

  • d’implanter et de gérer la base de données relative aux résultats des évaluations des apprentissages ;
  • de préparer et de délivrer les extraits des livrets universitaires, les relevés de notes, les attestations de niveau ;
  • de préparer, de soumettre pour signature les certificats et les diplômes afin de les délivrer aux ayants droit ;
  • de centraliser et de saisir les notes des étudiants ;
  • d’informer de l’exclusion du programme tout étudiant n’ayant pas rempli dans les délais impartis les conditions pédagogiques liées aux programmes de formation ;
  • d’archiver tous les documents pédagogiques liés aux évaluations des apprentissages.

Chacune de ces sections est dirigée par un Chef de section nommé par Arrêté du Ministre en charge de l’Enseignement Supérieur et de la Recherche Scientifique sur proposition du Recteur de l’Université.

Contact : scolarite@uganc.edu.gn / scolariteuganc@yahoo.fr